Người tiếp công dân phải có trang phục chỉnh tề, phải đeo thẻ, dán ảnh, ghi rõ cơ quan, họ tên, chức danh, số hiệu quy định.
Trường hợp công dân đến nơi tiếp công dân đang trong tình trạng say rượu, tâm thần hoặc có hành vi vi phạm nội quy tiếp công dân thì người tiếp công dân có quyền từ chối không tiếp, yêu cầu họ chấm dứt hành vi vi phạm. Nếu cần thiết, có thể lập biên bản về việc vi phạm và yêu cầu cơ quan chức năng xử lý theo quy định của pháp luật.
Đối với quy trình tiếp người khiếu nại, tố cáo phải được thực hiện qua các bước là: Xác định nhân thân của người khiếu nại, tố cáo; nghe, ghi chép nội dung khiếu nại, tố cáo, tiếp nhận thông tin, tài liệu; phân loại, xử lý khiếu nại, tố cáo.
Trong quá trình tiếp người tố cáo, người tiếp công dân phải giữ bí mật họ tên, địa chỉ, bút tích người tố cáo; không được tiết lộ những thông tin có hại cho người tố cáo. Đồng thời, phải áp dụng những biện pháp cần thiết để đảm bảo cho người tố cáo không bị đe dọa, trù dập, trả thù.
Trường hợp có từ 5 người trở lên cùng đến nơi tiếp công dân để khiếu nại, tố cáo về cùng một nội dung thì người tiếp công dân yêu cầu những người khiếu nại, tố cáo cử đại diện trình bày về nội dung vụ việc với người tiếp công dân.
Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước tiếp công dân theo định kỳ
Thông tư cũng quy định trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trong việc trực tiếp tiếp công dân.
Cụ thể là, Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước có trách nhiệm trực tiếp tiếp công dân theo định kỳ quy định tại Điều 74, 76 của Luật Khiếu nại, tố cáo. Trường hợp cần thiết vì lý do khách quan thì giao cho cấp phó tiếp và thông báo công khai cho công dân biết người được thay mặt tiếp công dân.
Bên cạnh đó, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước tiếp công dân khi có yêu cầu khẩn thiết trong những trường hợp khiếu nại, tố cáo gay gắt, phức tạp; khiếu nại, tố cáo nếu không chỉ đạo xem xét kịp thời có thể gây hậu quả nghiêm trọng dẫn đến hủy hoại tài sản của Nhà nước, của tập thể, xâm hại đến tính mạng của công dân, ảnh hưởng đến an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và tiếp công dân theo yêu cầu của cơ quan cấp trên.
Khi tiếp công dân, Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước phải có ý kiến trả lời về việc giải quyết vụ việc khiếu nại, tố cáo cho công dân. Nếu chưa trả lời công dân ngay được thì phải thông báo rõ thời gian giải quyết và thời gian trả lời cho công dân.