Hồ sơ cán bộ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộ, công chức. Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm quản lý hồ sơ gốc của cán bộ, công chức theo quy định. Hồ sơ quản lý cán bộ, công chức được xây dựng trên nguyên tắc bảo đảm tính thống nhất, khoa học, đầy đủ, chính xác vừa góp phần tốt cho công tác quản lý chuẩn xác vừa phục vụ tốt cho việc kiểm tra giám sát các hoạt động có liên quan đến đối tượng quản lý theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, bên cạnh những vấn đề đã được hoàn thiện, hệ thống các văn bản chính sách về vấn đề này hiện cũng đã bộc lộ những bất cập, bên cạnh những cơ quan đơn vị quản lý tốt công tác hồ sơ cán bộ, cũng đã xuất hiện không ít các cơ quan đơn vị quản lý yếu kém dẫn đến việc thất thoát hồ sơ, giấy tờ của cán bộ gây khó khăn cho quản lý cũng như các hoạt động có liên quan đến cán bộ, công chức trong diện quản lý.

Các quy định hiện hành và thực tế quản lý

Dựa trên các căn cứ của Pháp lệnh Cán bộ, công chức, Nghị định số 115/2003/NĐ-CP về chế độ công chức dự bị, Nghị định số 116/2003/NĐ-CP về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của nhà nước; Nghị định số 117/2003/NĐ-CP về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước công tác quản lý hồ sơ, cán bộ, công chức đã thực sự góp phần quan trọng trong việc kiện toàn sự thống nhất và hiệu quả trong hoạt động của bộ máy quản lý hành chính nhà nước nói riêng và các cơ quan đơn vị hành chính, sự nghiệp nói riêng về công tác quản lý cán bộ, công chức đang tham gia hoạt động tại các cơ quan hữu quan. Dựa trên thực tiễn, việc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được tuân thủ trên cơ sở người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức; thực hiện đồng bộ, thống nhất, khoa học để quản lý đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức. Theo quy định hiện hành, hồ sơ của cán bộ công chức bao gồm các nhóm tài liệu về lý lịch cán bộ, công chức,  trích yếu tiểu sử, giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khoẻ, các văn bằng chứng chỉ liên quan đến trình độ học vấn, đào tạo, các quyết định liên quan đến tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bản kê tài sản (nếu có) theo quy định. Việc quản lý thực hiện thống nhất theo các biểu mẫu đúng quy định, các vấn đề khác có liên quan đến công tác quản lý hồ sơ cán bộ cũng thực hiện thống nhất, có sự phối hợp đồng bộ giữa các ngành, các cấp liên quan.

Theo quy định hiện hành thì các cơ quan quản lý hồ sơ phải lập hồ sơ cán bộ, công chức đúng quy định. Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai lý lịch, hoàn chỉnh các danh mục hồ sơ theo đúng quy định. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm tổ chức thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tài liệu có liên quan do cán bộ, công chức tự kê khai và đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị để đưa vào diện quản lý theo nghiệp vụ hồ sơ chuyên ngành. Đối với công tác bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức. Đây là công việc thường xuyên phải làm nhất là trong tình hình hiện nay việc biến động nhân sự thường xuyên xảy ra tại các cơ quan, đơn vị do nhu cầu di chuyển, điều động hay biệt phái cán bộ, công chức thường xuyên diễn ra, hơn nữa việc đi học tập nâng cao trình độ cũng trở thành việc bắt buộc đối với mỗi cán bộ, công chức nhằm phù hợp với tình hình phát triển thực tế về kinh tế - xã hội. Theo quy định, định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15/1 của năm sau hoặc theo yêu cầu quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hướng dẫn cán bộ, công chức khai những thông tin phát sinh trong kỳ có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định. Bên cạnh đó quy định cũng nêu rõ cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm sưu tầm thu thập những tài liệu có liên quan đến cán bộ, công chức thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơ. Các tài liệu thu thập được phải bảo đảm tính trung thực như ghi rõ họ tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu, họ tên của người trích sao, nguồn gốc trích sao, thời gian trích sao và phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý xác nhận. Hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, thất lạc thì việc lập lại hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quyết định thực hiện. Việc sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quyết định sau khi đã có kết quả thẩm tra, xác minh theo đúng quy định của pháp luật. Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của cán bộ, công chức không thống nhất giữa các tài liệu, thì căn cứ vào hồ sơ lập lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng vào cơ quan để xác định.

Thực tế quản lý hồ sơ cán bộ cho thấy công tác chuyển giao hồ sơ thường gặp nhiều khó khăn cho các cán bộ trực tiếp quản lý. Khi cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển đến cơ quan khác hoặc được bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan khác quản lý thì theo quy định hiện hành hồ sơ công chức đó được chuyển cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức đó để cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới theo dõi. Khi chuyển giao hồ sơ phải bảo đảm đúng nguyên tắc như kiểm tra tài liệu, ghi phiếu chuyển hồ sơ, niêm phong hồ sơ, vào sổ giao nhận hồ sơ, lập biên bản bàn giao. Tuy nhiên, trên thực tế quy định này nhiều khi không được các cơ quan thực hiện nghiêm chỉnh dẫn tới tình trạng hư hỏng hoặc mất mát hồ sơ cá nhân, tạo ra rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý. Một thực tế khác, khi cán bộ, công chức nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc, theo quy định thì sẽ được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch, quyết định có liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan lưu giữ. Đối với cán bộ, công chức từ trần, gia đình cán bộ, công chức được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch. Hồ sơ của cán bộ công chức đó vẫn do cơ quan quản lý. Đối với cán bộ, công chức chuyển ra khỏi cơ quan sẽ được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch của bản thân. Hồ sơ vẫn do cơ quan quản lý trừ trường hợp cơ quan của cán bộ, công chức chuyển đến có yêu cầu chuyển hồ sơ bằng văn bản. Việc chuyển giao hồ sơ phải do cán bộ, công chức được phân công làm công tác tổ chức cán bộ thuộc cơ quan, đơn vị tiếp nhận cán bộ, công chức thực hiện. Trường hợp khoảng cách giữa hai cơ quan quá xa thì việc chuyển giao và tiếp nhận sẽ được thực hiện bằng văn bản. Việc nghiên cứu, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức cũng như công tác bảo quản tài liệu hồ sơ đã được quy định rất cụ thể tại các văn bản của nhà nước. Đây chính là những thuận lợi cơ bản cho người làm công tác quản lý và lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức, song do nhiều yếu tố khác nhau, trong đó có nguyên nhân chủ quan, những bất cập về nhận thức, trình độ và quan điểm dẫn đến vẫn có những sai sót đáng tiếc về công tác này.

Những vấn đề bất cập cần hắc phục

Những tồn tại dễ nhận thấy nhất trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là việc thất thoát tài liệu hồ sơ cá nhân, trách nhiệm của cán bộ quản lý chưa tốt và một phần do các quy định còn có những bất cập chưa thực sự phù hợp với tình hình mới. Việc thất thoát hồ sơ thường xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó do thiên tai, hoả hoạn chiếm một tỷ lệ đáng kể. Việc phòng hoả tại một số cơ quan đơn vị còn yếu kém, nhiều nơi coi thường việc làm này. Đã có trường hợp do cháy dẫn đến toàn bộ hồ sơ cán bộ, công chức cơ quan mất hết. Việc tra cứu, truy tìm hết sức khó khăn gây ra những ảnh hưởng xấu đáng tiếc cho không chỉ cán bộ, công chức cơ quan đó mà còn ảnh hưởng đến công tác quản lý chung của đơn vị. Một số nơi khác do chưa chú trọng đúng mức công tác quản lý hồ sơ cán bộ nên đã dẫn đến hư hỏng do ẩm mốc, do bị nước mưa lâu ngày, do bị lũ, bão. Nhiều cơ quan, qua công tác thanh tra đã phát hiện tủ đựng hồ sơ nhiều năm bị mối xông, song đã không được phát hiện kịp thời. Một số địa phương khác, do coi thường công tác quản lý mà mỗi khi bị thiên tai bất thường đã làm cho tài liệu hồ sơ cán bộ được lưu giữ tại cơ quan, đơn vị bị nước lũ cuốn trôi, việc khắc phục là không thể. Theo quy định hiện hành về trách nhiệm đối với cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ thì người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ của đơn vị do mình phụ trách. Ngoài ra, người đứng đầu cơ quan (đối với cả cơ quan, đơn vị sự nghiệp) phải lựa chọn người đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để bố trí làm chuyên trách về công tác hồ sơ cán bộ, công chức; tổ chức cho cán bộ, công chức kê khai, thẩm tra và làm thủ tục xác nhận hồ sơ gốc, hồ sơ cán bộ, công chức được xây dựng lại do bị thất lạc hoặc hư hỏng và các tài liệu khác theo quy định của pháp luật. Người đứng đầu cơ quan định kỳ hàng năm (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Cơ quan có thẩm quyền quản lý về hồ sơ phải tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Người được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phải chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức; tổ chức tốt việc bổ sung các tài liệu kịp thời, chính xác; tổ chức tốt công tác bảo quản hồ sơ, nghiên cứu phát hiện những vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ báo cáo người có thẩm quyền giải quyết; thực hiện đúng nguyên tắc bảo mật hồ sơ và thông tin, lý lịch cá nhân theo quy định của pháp luật. Qua thực tế cho thấy các vấn đề nêu trên vẫn còn những bất cập, nhất là yếu tố chủ quan liên quan đến thẩm quyền cơ quan, cá nhân liên quan đến công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Việc giao chuyển hồ sơ theo quy định là do cán bộ trực tiếp quản lý thực hiện, song trên thực tế phần lớn việc làm này lại do cán bộ thuộc diện chuyển cơ quan tự làm theo cái gọi là “được sự uỷ quyền” của cơ quan. Bởi chỉ có sự “tự nguyện” nói trên mới góp phần thúc đẩy công việc của đương sự nhanh hơn, kịp thời đáp ứng yêu cầu của nơi mới nhận công tác. Việc  “uỷ quyền” sai quy định này dễ dẫn đến việc thất thoát hồ sơ, nhất là đối với những cán bộ có sai phạm, có quyết định kỷ luật. Bên cạnh đó là trách nhiệm của từng cá nhân người được cấp trên giao trách nhiệm quản lý hồ sơ. Không chỉ giỏi về nghiệp vụ, con người đó phải có tính trung thực và phục từng các quy định pháp luật hiện hành về lĩnh vực mà mình đang được phân công công tác.

Tóm lại, công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là một việc làm hết sức quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Bên cạnh những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan điều chỉnh các quan hệ về công tác này, đã có các văn bản cá biệt hướng dẫn và cụ thể hoá từng vấn đề có liên quan giúp các cơ quan quản lý và cán bộ trực tiếp thực hiện thống nhất, có hiệu quả. Thực tế công tác này phát sinh nhiều vấn đề bất cập, bên cạnh việc thường xuyên thanh kiểm tra, các cơ quan quản lý nhà nước có trách nhiệm thường xuyên mở các lớp tập huấn, tăng cường điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật để công tác này phù hợp với tình hình mới vừa bảo đảm sự ổn định lâu dài của tài liệu hồ sơ cá nhân cán bộ, công chức vừa phục vụ tốt công tác quản lý cán bộ theo yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay