1. Chuẩn bị các văn bản của Đại hội:
1.1- Báo cáo Đại hội:
Báo cáo Đại hội là nội dung chính và quan trọng hàng đầu của Đại hội. Do đó cần phải được chuẩn bị tốt và bảo đảm đúng quy trình nguyên tắc của Đại hội Đoàn.
Cách viết một báo cáo Đại hội Đoàn như sau:
- Tiêu đề báo cáo: Nếu chi đoàn có Ban chấp hành (BCH) thì ghi tiêu đề là: Báo cáo của BCH chi đoàn.....tại Đại hội lần thứ.......nhiệm kỳ 200... đến 200...; Nếu chi đoàn không có BCH thì ghi tiêu đề là: Báo cáo của chi đoàn tại Đại hội lần thứ....... nhiệm kỳ 200...đến 200....
- Bố cục báo cáo có 2 phần chính: Phần đánh giá tình hình công tác Đoàn và phong trào thanh, thiếu nhinhiệm kỳ qua; Phần phương hướng nhiệm kỳ tới. Nếu chi đoàn có BCH nên gắn luôn phần kiểm điểm BCH thành một mục trong phần đánh giá tình hình.
- Cơ cấu báo cáo cần bảo đảm cân đối giữa phần đánh giá tình hình và phần phương hướng, tránh tình trạng phần đánh giá thì dài mà phương hướng lại ngắn.
Cách viết từng phần cơ bản như sau:
* Phần đánh giá tình hình:
+ Tình hình đặc điểm của địa phương, đơn vị.
+ Tình hình thanh niên và đặc điểm của chi đoàn
+ Kết quả đạt được trên các mặt chính, bao gồm: Công tác giáo dục chính trị tư tưởng; các phong trào hành động cách mạng; công tác cũng cố, xây dựng tổ chức; công tác thiếu niên nhi đồng.
+ Nêu những hạn chế, tồn tại, yếu kém, khuyết điểm và những kinh nghiệm.
* Phần phương hướng và nhiệm vụ:
Cách viết cũng theo từng mặt công tác nói trên nhưng không nên dàn trải mà cần có trọng tâm, xây dựng được mục tiêu, chỉ tiêu phấn đấu và đề ra những giải pháp thực hiện có hiệu quả.
1.2 - Diễn Văn khai mạc Đại hội :
Nội dung của một bài khai mạc Đại hội phải cần có những nội dung cơ bản sau đây:
+ Những căn cứ tiến hành Đại hội (thường gọi là tuyên bố lý do)
+ Giới thiệu đại biểu
+ Những nhiệm vụ chính của Đại hội
+ Nêu trách nhiệm, ý thức của đại biểu Đại hội
+Tuyên bố khai mạc Đại hội
1.3- Diễn Văn bế mạc:
Cần có các ý chính sau:
Khái quát tinh thần và kết quả các nội dung công việc đã làm được của Đại hội; Kêu gọi tinh thần của cán bộ đoàn viên, thanh, thiếu nhi ra sức thi đua thực hiện nghị quyết Đại hội; Cám ơn sự quan tâm chỉ đạo của cấp ủy, sự giúp đỡ, hổ trợ của các ban, ngành vv... đối với Đại hội.
1.4- Nghị quyết Đại hội:
Nghị quyết Đại hội khác với biên bản Đại hội. Nghị quyết Đại hội là văn bản ghi tóm tắt những nội dung chính sau đây:
+ Thời gian diễn ra Đại hội
+ Đại hội đã thống nhất báo cáo của BCH chi đoàn trình Đại hội.
+ Đại hội nhấn mạnh hoặc bổ sung những vấn đề gì. + Đại hội xác định những mục tiêu, chỉ tiêu nào.
+ Đại hội giao cho BCH khóa mới hoàn chỉnh theo tinh thần thảo luận của Đại hội và triển khai thực hiện nghị quyết.
+ Đại hội kêu gọi các cấp, các ngành quan tâm giúp đỡ và các đoàn viên, thanh, thiếu nhi thực hiện thắng lợi nghị quyết.
(Nghị quyết Đại hội chi đoàn chỉ nên viết trong phạm vi 1 trang giấy)
Ngoài báo cáo, diễn văn khai mạc, bế mạc, văn bản trong Đại hội chi đoàn cần chuẩn bị gồm: Chương trình Đại hội, biên bản kiểm phiếu, vv...
2 - Chuẩn bị nhân sự BCH, Bí thư, Phó bí thư:
Đối với Đại hội chi đoàn, việc chuẩn bị nhân sự phải thực hiện theo quy định sau đây: Chi đoàn có dưới 6 đoàn viên thì chỉ bầu Bí thư; chi đoàn có từ 6 đến 8 đoàn viên có thể bầu Bí thư và Phó bí thư; từ 9 đến dưới 15 đoàn viên có thể bầu BCH = 3 người (Bí thư, Phó bí thư và 3 ủy viên). Kể cả chi đoàn đông đoàn viên cũng chỉ được bầu BCH tối đa không quá 5 người.
3 - Tổ chức hội nghị BCH hoặc toàn thể chi đoàn lần cuối để thống nhất nội dung, công việc Đại hội:
Vì BCH là cơ quan lãnh đạo giữa 2 kỳ Đại hội nên trước khi Đại hội nhất thiết phải họp BCH hoặc họp toàn thể chi đoàn để thông qua các nội dung, chương trình, điều kiện tiến hành Đại hội. Nội dung hội nghị gồm: Thông qua dự thảo báo cáo Đại hội; dự kiến nhân sự BCH khóa mới; chương trình Đại hội; dự kiến chủ tịch; thư ký Đại hội; phân công điều hành Đại hội và các công việc khác cần thiết trong Đại hội.
Lưu ý: - Số lượng chủ tịch Đại hội (thường gọi là chủ tọa), tùy theo số lượng đoàn viên, chi đoàn dưới 15 đoàn viên chỉ cần 1 người; trên 15 đoàn viên có thể bố trí 3 người. (Không được bó trí chủ tịch Đại hội = 2 hoặc 4 người)
- Thư ký Đại hội bố trí 1 người vừa ghi biên bản vừa dự thảo nghị quyết Đại hội.
4 - Duyệt Đại hội:
Sau khi họp BCH lần cuối, Bí thư phải chuẩn bị kỹ các nội dung sau đây để báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của chi ủy và Đoàn cấp trên:
+ Toàn văn báo cáo Đại hội
+ Chương trình Đại hội
+ Danh sách trích ngang dự nguồn nhân sự BCH, trong đó nêu rõ từng chức danh dự kiến.
+ Danh sách đại biểu dự Đại hội cấp trên (nếu có).
Khi duyệt Đại hội ở cấp ủy và Đoàn cấp trên, nếu cơ bản thống nhất như dự kiến của chi đoàn thì không cần họp chi đoàn. Nếu có ý kiến khác, nhất là về nhân sự thì phải họp BCH hoặc chi đoàn để thực hiện đúng ý kiến chỉ đạo của cấp ủy và Đoàn cấp trên.
5. Trang trí Đại hội:
Trang trí Đại hội chi đoàn cần được coi trọng để thể hiện tính nghiêm túc của tổ chức Đoàn. Cách thức trang trí như sau:
- Trên cùng có khẩu hiệu: Đảng cộng sản Việt Nam quang vinh muôn năm.
- Phông chính giữa: (nhìn từ dười lên), bố trí như sau:
+ Ở giữa là tượng, hoặc ảnh Bác Hồ. Bên trái trên ảnh (hoặc tượng) là cờ Đảng; bên phải ảnh (hoặc tượng) Bác la cờ Tổ quốc (nếu có cờ xếp thì búa liềm thay cờ Đảng, sao vàng thay cờ tổ quốc). Bên phải (treo thấp hơn) là huy hiệu Đoàn (hay cờ Đoàn). Dười huy hiệu Đoàn (hay cờ Đoàn) là hàng chữ:
ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN...........LẦN THỨ.................
NHIỆM KỲ 200.....- 200.......

- Phía dưới phông trang trí bố trí bàn chủ tọa chính giữa, bàn thư ký chếch về ban trái.
- Đại biểu ngồi dưới nhìn lên, không được bố trí ngồi theo hình chữ U. Dù trong điều kiện phòng họp không phù hợp cũng phải vận dụng bố trí ngồi sao cho cùng một hướng.
II. NHỮNG VẤN ĐỀ NHẤT THIẾT PHẢI THỰC HIỆN ĐÚNG NGUYÊN TẮC CỦA ĐẠI HỘI.
1 - Việc bầu cử BCH và bầu đoàn đại biểu đi dự Đại hội Đoàn cấp trên:
Theo điều lệ Đoàn quy định, việc bầu cử BCH, hoặc BTV, bầu Bí thư, Phó bí thư và bầu đoàn đại biểu đi dự Đại hội Đoàn cấp trên nhất thiết phải bầu bằng bỏ phiếu kín.
Do đó, Đại hội chi đoàn bầu BCH hoặc bầu Bí thư, Phó bí thư đều phải bầu bằng bỏ phiếu kín.
- Đối với Đại hội chi đoàn bầu BCH thì bầu BCH trước, sau đó BCH họp phiên thứ nhất để bầu Bí thư, Phó bí thư.
- Đối với chi đoàn chỉ bầu Bí thư và Phó bí thư thì Đại hội bầu xong Bí thư, bầu tiếp Phó bí thư. (không nên bầu Bí thư và Phó bí thư trong 1 phiếu bầu)
- Đối với những chi đoàn đạt loại khá trở lên, nếu được Đại hội tán thành, được cấp ủy và Đoàn cấp trên đồng ý cho phép bầu Bí thư chi đoàn trực tiếp tại Đại hội thì có 2 hình thức bầu cử như sau:
+ Bầu BCH xong, bầu Bí thư trong số ủy viên BCH đó.
+ Bầu Bí thư trước, sau đó bầu số ủy viên BCH còn lại.
Việc bầu đại biểu đi dự Đại hội Đoàn cấp trên thực hiện theo quyết định phân bổ của Đoàn cấp trên. Chi đoàn phải bầu đủ số lượng, đúng cơ cấu và theo nguyên tắc bầu bằng phiếu kín.
2 - Phiếu hợp lệ và không hợp lệ:
Đối với chi đoàn, phiếu bầu cử thường dùng bằng phiếu viết tay, nên hướng dẫn như sau:
a, Phiếu hợp lệ: 
- Là phiếu do Ban tổ chức Đại hội chi đoàn phát ra.
- Phiếu bầu đủ hoặc thiếu số lượng định bầu. 
(Ví dụ: Danh sách bầu cử có 5 người để chọn 3 người thì viết tên 3 người trong danh sách đó, hoặc chỉ viết tên 1 người cũng được coi là phiếu hợp lệ).
- Phiết viết rõ ràng tên người bầu, không có ký tên, không đánh dấu ký hiệu.
- Phiếu bầu mà danh sách bầu cử chỉ có 1 người thì bỏ phiếu trắng (không ghi tên trong phiếu bầu) vẫn được coi là phiếu hợp lệ. (Ví dụ: Bầu Bí thư hay Phó bí thư, danh sách bầu cử có 1 người thì phiếu trắng vẫn được coi là hợp lệ).
b, Phiếu không hợp lệ:
Có 6 trường hợp dưới đây được coi là phiếu không hợp lệ:
- Phiếu không do Ban kiểm phiếư phát ra (phiếu giả).
- Phiếu bầu thừa so với số lượng định bầu.
- Phiếu bầu không rõ tên ai (Viết sai tên hoặc sai lỗi chính tả mà Ban kiểm phiếu không xác định rõ bầu ai).
- Phiếu viết tên người ngoài danh sách bầu cử.
- Phiếu không bầu ai cả (gọi là phiếu trắng). Trường hợp danh sách bầu cử chỉ có 1 người thì được coi là hợp lệ.
- Phiếu ký tên, đánh dấu ký hiệu, phiếu viết chung chung, như: Tôi nhất trí bầu toàn bộ danh sách vv... 3 - Cách tính kết quả bầu cử:
Người trúng cử phải có số phiếu được bầu hợp lệ quá 1/2 so với số người tham gia bầu cử (tính theo số phiếu thu vào, nhưng phải tính từ cao xuống thấp).
Ví dụ: Chi đoàn có 20 đoàn viên. Dự Đại hội có 19 đoàn viên tham gia bầu cử. Danh sách bầu cử có 5 người; số lượng BCH định bầu là 3 người.
Kết quả kiểm phiếu là:
Số phiếu phát ra = 19; số phiếu thu vào 18. (vì có thể 1 đoàn viên nhận phiếu nhưng vì lý do đột xuất nào đó lại không bỏ).
Số phiếu hợp lệ =16; phiếu không hợp lệ = 2
Như vậy, người trúng cử phải có số phiếu hợp lệ ghi tên người đó tối thiểu phải có 10/18. Còn phiếu không hợp lệ có ghi tên ai thì cũng không được tính. Tuy vậy, phiếu không hợp lệ vẫn có ảnh hưởng tới kết quả vì nó vẫn nằm trong tổng số để tính tỷ lệ. (Ví dụ có người được 10 phiếu bầu nhưng lại nằm ở 2 phiếu không hợp lệ thì chỉ được (tính 8/18 phiếu, như vậy không trúng cử).
Tuy nhiên, dù được 10/18 phiếu bầu, nhưng cũng có thể không trúng của khi thứ tự số phiếu của người này dưới số lượng định bầu. (ví dụ: Danh sách bầu của 5 người để lấy 3 người. Mặc dù đã trúng quá 1/2 (10/18) nhưng lại xếp thứ 4 nên vẫn không trúng cử).
III. TRÌNH TỰ ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN:
Đại hội chi đoàn thông thường không tiến hành họp trù bị, nên trình tự như sau:
+ Ôn định tổ chức.
+ Nghi lễ chào cờ (hát Quốc ca, và bài ca chính thức của Đoàn: Bài Thanh niên làm theo lời Bác - Nhạc là lời: Hoàng Hòa).
+ Tuyên bó lý do, giới thiệu đại biểu (Bí thư thực hiện)
+ Bầu chủ tịch Đại hội và giới thiệu thư ký. (Bầu bằng biểu quyết giơ tay).
+ Đọc báo cáo Đại hội (do Bí thư trình bày, trường hợp đặc biệt có thể Phó bí thư nhưng phải là chủ tịch Đại hội).
+ Thiếu nhi chúc mừng hoặc các đơn vị bạn phát biểu chào mừng (nếu có).
+ Thảo luận về báo cáo Đại hội và dự thảo báo cáo Đại hội Đoàn cấp trên (nếu có).
+ Đại biểu chi ủy và Đoàn cấp trên phát biểu ý kiến chỉ đạo. (Cấp ủy phát biểu trước, Đoàn cấp trên phát biểu sau. Mỗi ý kiến phát biểu xong, Bí thư chi đoàn đáp từ từng người một). + Tổng kết phần thảo luận của chi đoàn
+ Bầu BCH khóa mới (hướng dẫn cụ thể ở tiểu mục 1, mục IV)
+ BCH mới ra mắt nhận nhiệm vụ
+ Bầu đại biểu dự Đại hội cấp trên (nếu có)
+ Thông qua nghị quyết Đại hội
+ Chủ tịch Đại hội lấy biểu quyết nghị quyết
+ Đọc lời bế mạc
+ Chào cờ bế mạc (không hát quốc ca)
Lưu ý: Để tạo không khí tươi trẻ, cần bố trí văn nghệ xen kẽ trong chương trình_Đại hội.
IV. MỘT SỐ NỘI DUNG CẦN THIẾT TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC ĐẠI HỘI.
1. Phương pháp điều hành bầu cử BCH:
Khi Đại hội chuyển sang phần bầu cử BCH, Bí thư là người điều hành phải công bố BCH củ hết nhiệm kỳ, báo cáo tiêu chuẩn, dự kiến cơ cấu, số lượng BCH khóa mới. Lấy biểu quyết Đại hội về số lượng BCH (không lấy biểu quyết cơ cấu và tiêu chuẩn). Sau đó tiến hành ứng cử, hết ứng cử chuyển sang đề cử.
* Lưu ý: 
- Những đoàn viên vắng mặt có lý do thì đại biểu của Đại hội vẫn có quyền đề cử người đó vào BCH và bầu đại biểu dự Đại hội Đoàn cấp trên.
- Khi người được đề cử có ý kiến rút tên khỏi danh sách đề cử (hoặc người đề cử xin rút ý kiến đề cử người vắng mặt) thì việc rút tên hay không rút tên khỏi danh sách bầu cử sẽ do chủ tịch Đại hội hội ý và thông báo. Nếu chủ tịch Đại hội có 1 người thì cần xin ý kiến chỉ đạo của cấp ủy và Đoàn cấp trên. Việc cho rút tên hay không cho rút không cần phải lấy biểu quyết Đại hội.
Chỉ nên cho rút những người ngoài nguồn nhân sự chuẩn bị của BCH khóa củ. Tuy nhiên những người trong nguồn vẫn cố ý xin rút thì xin ý kiến chỉ đạo của cấp ủy và Đoàn cấp trên.
- Sau khi chốt danh sách ứng cử, đề cử, phải lấy biểu quyết Đại hội về danh sách bầu cử. Sau đó chủ tịch Đại hội dự kiến lập Ban kiểm phiếu và lấy biểu quyết Đại hội về Ban kiểm phiếu.
- Ban kiểm phiếu làm việc, chỉ tịch Đại hội nên rời vị trí chuyển xuống dưới cùng ngồi với đại biểu. 
- Ban kiểm phiếu thông báo nguyên tắc, thể lệ bầu cử, nói rõ như thế nào là phiếu hợp lệ, không hợp lệ để đại biểu khỏi mắc phải, thực hiện việc phát phiếu, sau đó thu phiếu. Đại biểu bỏ phiếu xong, kiểm tra lại để thông báo với Đại hội về tổng số phiếu phát ra, phiếu thu vào, sau đó mang phiếu đến nơi khác kiểm phiếu. Kiểm phiếu xong trở lại thông báo kết quả bầu cử.
2. Các bước thực hiện sau Đại hội:
- BCH mới họp phiên thứ nhất để bầu Bí thư, Phó bí thư và phân công nhiệm vụ đối với từng ủy viên. (cuộc họp này phải mời cấp ủy và Đoàn cấp trên dự chỉ đạo)
- Gửi hồ sơ lên Đoàn cấp trên để Đoàn cấp trên công nhận BCH. Hồ sơ gồm: Biên bản Đại hội; Biên bản kiểm phiếu bầu BCH; Biên bản họp phiên thứ nhất của BCH và biên bản kiểm phiếu bầu Bí thư và Phó bí thư; danh sách trích ngang BCH. 
- BCH và các chức danh mới được bầu có quyền điều hành công việc ngay sau khi được phân công và được công nhận chính thức khi có quyết định chuẩn y của Đoàn cấp trên.
* Biểu mẫu văn bản:
  Mẫu 1: ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
                           Đại hội chi đoàn.....lần thứ........
 
BIÊN BẢN KIỂM PHIẾU
Bầu BCH chi đoàn nhiệm kỳ...............
Ngày.../..../ 200...., chi đoàn............ tiến hành Đại hội lần thứ......., nhiệm kỳ 200..... - 200....
Đại hội bầu Ban kiểm phiếu gồm:
1. Đ/c: ........................Trưởng ban.
1. Đ/c: ........................ Ủy viên.
3. Đ/c: ........................ Ủy viên.
Đã kiểm phiếu bầu BCH chi đoàn khóa ....., như sau:
- Số phiếu phát ra:...........................
   Số phiếu thu vào..........................
- Số phiếu hợp lệ:............................
Số phiếu không hợp lệ:...................
Số phiếu bầu đủ số lượng định bầu..., phiếu.
Kết quả như sau:
1.Đ/c... (số phiếu bầu.../tổng số phiếu.... )
2.Đ/c... (số phiếu bầu.../tổng số phiếu.....)
3.Đ/c... (số phiếu bầu.../tổng số phiếu.....)
4.Đ/c... (số phiếu bầu.../tổng số phiếu.....) 5.Đ/c... (số phiếu bầu.../tổng số phiếu.....)
6.Đ/c... (số phiếu bầu.../tổng số phiếu.....)
Theo nguyên tắc, thể lệ bầu cử, các đồng chí sau đây trúng cử vào BCH chi đoàn khóa......:
1.Đ/c... (số phiếu bầu.../tổng số phiếu.....)
2.Đ/c... (số phiếu bầu.../tổng số phiếu.....)
3.Đ/c... (số phiếu bầu.../tổng số phiếu.....)
4.Đ/c... (số phiếu bầu.../tổng số phiếu.....)
5.Đ/c... (số phiếu bầu.../tổng số phiếu.....)
Ban kiểm phiếu chúng tôi lập biên bản báo cáo trước đại hội và làm căn cứ để Đoàn cấp trên công nhận.
      TM/ĐOÀN CHỦ TỊCH                                            TM/BAN KIỂM PHIẾU
Mẫu 2: 
 
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
Đại hội chi đoàn.....lần thứ......
 
NGHỊ QUYẾT
Đại hội chi đoàn... lần thứ..nhiệm kỳ......
 
Ngày..../ .../ 200... , chi đoàn.... tiến hành Đại hội lần thứ....., nhiệm kỳ 200...- 200.....
Sau khi nghe báo cáo tổng kết côngtác Đoàn và phong trào thanh, thiếu nhi nhiệm kỳ qua và phương hướng, mục  tiêu trong nhiệm kỳ tới; tiếp thu ý kiến chỉ đạo của Chi ủy và Đoàn cấp trên; nghe các ý kiến tham luận của Đại hội;
Đại hội quyết nghị:
1. Tán  thành báo cáo của BCH chi đoàn trình đại hội và bổ sung những vấn đề sau đây:
............................................................................................
2. Tiếp thu, lĩnh hội ý kiến chỉ đạo của...............................
3. Đại hội giao cho BCH chi đoàn khóa mới căn cứ Nghị quyết Đại hội, xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội.
 
                                                     TM/ĐOÀN CHỦ TỊCH THƯ KÝ ĐẠI HỘI