Khi đi học, giảng viên luôn yêu cầu các sinh viên phải giới hạn thời lượng bài thuyết trình trong khoảng 15 đến 20 phút, những nhóm thuyết trình nào không đáp ứng được chất lượng chuyên môn hay nói quá thời gian cho phép có thể sẽ bị trừ điểm. Tuy nhiên, việc phải giới hạn thời gian thuyết trình không chỉ dừng lại ở lý do là để không bị giảng viên trừ điểm, hay gây ảnh hưởng đến thời gian của mọi người. Mà còn một lý do khác nữa đó chính là để mọi người có thể tập trung, dễ dàng theo dõi và nắm bắt nội dung thuyết trình. Vì nếu bài thuyết trình mà quá dài, thì sẽ dễ bị lan man, đi không đúng vào trọng tâm, khiến người nghe không nắm bắt được nội dung muốn truyền tải tới người nghe.

Nếu phải đưa ra một quy chuẩn chung nào đó trên toàn cầu, thì mức phổ biến đó chính là 18 phút cho một bài thuyết trình trên TED Talks. Đó là khoảng thời gian vừa đủ để người thuyết trình có thể truyền đạt tất cả nội dung quan trọng. Đồng thời, cũng là khoảng thời gian phù hợp để những người nghe có thể tập trung lắng nghe, theo dõi và nắm bắt được các luận điểm trong bài thuyết trình.

Để cân đối thời gian thuyết trình trong trường hợp bị giới hạn thời lượng, các bạn có thể tham khảo những phương pháp sau:

1. Cắt bỏ từ từ: Hãy cắt bỏ từ những nội dung ít quan trọng nhất để có được bài thuyết trình phù hợp với thời lượng mong muốn.

2. Nhận góp ý từ người khác: Các bạn không phải người nghe, nên không thể lấy quan điểm và cách trình bày của mình mà cho rằng người nghe sẽ hiểu đúng và hiểu đủ các ý mình trình bày, nhất là khi bài thuyết trình đó đã được cắt bỏ bớt một số nội dung để đảm bảo thời lượng. Chính vì thế, các bạn cần phải thuyết trình thử và nhận góp ý từ người khác, đó có thể là các bạn trong cùng nhóm thuyết trình, hoặc là một người bạn thân nào đó, những người mà sẵn sàng tập trung lắng nghe và thẳng thắn góp ý.

3. Tập dượt nhiều lần, với đồng hồ đếm ngược theo các mốc thời gian. Hãy tập dượt nhiều lần để đảm bảo rằng bài thuyết trình trùng khớp với thời lượng mong muốn. Đồng thời, nên tập dượt với đồng hồ đếm ngược và chia bài thuyết trình thành nhiều mốc để dễ dàng làm chủ thời lượng. Chẳng hạn như nếu phải thuyết trình trong 20 phút, thì hãy chia bài thuyết trình thành 4 phần với 4 mốc: 5 phút – 10 phút – 15 phút – 20 phút. Như thế thì các bạn sẽ biết được rằng tại các mốc đó mình cần phải đang thuyết trình ở phần nào, để đảm bảo rằng khi kết thúc thì mình sẽ trùng khớp ở 20 phút.

4. Tập dượt trước ống kính: Khi thuyết trình trước lớp hoặc trước công ty, khách hàng, đối tác, chắc chắn sẽ có rất nhiều người đồng loạt nhìn vào từng cử chỉ, hành động của các bạn. Chính vì thế, nên tập dượt trước ống kính và tự quay hình lại, để xem lại xem mình có sử dụng tốt ngôn ngữ hình thể, cử chỉ, ánh mắt hay chưa, xem mình có bị run khi thuyết trình hay không, mình nói vấp hoặc quên bài ở những chỗ nào,… Từ đó các bạn sẽ tự rút kinh nghiệm và có sự điều chỉnh cho phù hợp.

Có thể thấy rằng, thời gian thuyết trình càng ngắn thì các bạn sẽ càng mất nhiều thời gian để chuẩn bị và phải tập nhiều lần. Nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chỉn chu thì bài thuyết trình của bạn sẽ càng hoàn hảo, chuyên nghiệp và đạt được những kết quả tốt như các bạn mong muốn.

Nguồn: Báo Thừa Thiên Huế